В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Затраты организации, связанные с выплатой работникам компенсаций за использование их личных автомобилей в служебных целях, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности в суммах, подлежащих выплате работникам в соответствии с заключенными с ними письменными соглашениями и утвержденных руководителем организации (п. п. 5, 6, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Данный расход признается в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация (п. 18 ПБУ 10/99).
Задолженность перед работниками по выплате компенсаций за использование автомобилей в служебных целях отражается бухгалтерской записью по дебету счетов учета затрат (расходов на продажу) в зависимости от целей, для которых используется автомобиль, и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Выплата работникам сумм компенсаций отражается записью по дебету счета 73 и кредиту счетов 50 «Касса» или 51 «Расчетные ......