Юридический консалтинг для
фармацевтических и медицинских организаций

Документооборот фармацевтического склада

Просим дать разъяснения по правильному ведению первичной документации на складе оптовой торговли лекарственными средствами для медицинского применения.
Требуется ли обязательное ведение журналов формы АП-74 (регистрации счетов-поставщиков), АП-76 (регистрации поступающих грузов), АП-78 (приемный акт) и необходимо ли вообще его оформлять, АП-86 (регистрации приемных актов), АП-90 (регистрации накладных по отпуску товара со склада), стеллажной карточки и карточки складского учета?
Данные формы должны вестись на весь поступающий на склад товар или на отдельные группы (лекарственные средства, ИМН, БАД, дез. средства и т.д.). Есть ли «современные» аналоги перечисленным выше формам? Разъясните, пожалуйста, правовой статус   Приказа   Минздрава СССР № 14?
И можно ли «опираться» на него при составлении документов внутри организации? На основании еще, каких правовых актов ведется первичная документация на складе?
Так же поясните, пожалуйста, принципиальные отличия Формы N ТОРГ-2/ТОРГ-3 от формы № М-7?
 14 октября 2014 г. 4301
 20 октября 2014 г.
Пожалуйста, обращайте внимание на дату ответа – ситуация могла измениться.
Приказ Минздрава СССР от 08.01.1988 г. № 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений» является действующим, в части, не противоречащей современному российскому законодательству. Однако при его применении следует учитывать, что данный приказ распространяется на хозрасчетные аптечные организации, на склад оптовой торговли данный приказ не распространяется.
Организация работы оптового фармацевтического склада, в основном, регламентируется утвержденными Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.12.2010 г. № 1222н  «Правилами оптовой торговли лекарственными средствами для медицинского применения» и утвержденными Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.08.2010 г. № 706н «Правилами хранения лекарственных средств» (в ред. от 28.12.2010 г.).
«Правила оптовой торговли лекарственными средствами для медицинского применения» не требуют от организации оптовой торговли лекарственными средствами ведения каких-либо журналов, связанных с поступлением и приемкой товара.
Упоминание о стеллажной карте имеется в абзаце 3 пункта 10 «Правил хранения лекарственных средств». Установлено, что хранящиеся лекарственные средства должны быть идентифицированы с помощью стеллажной карты, содержащей информацию о хранящемся лекарственном средстве (наименование, форма выпуска и дозировка, номер серии, срок годности, производитель лекарственного средства). При использовании компьютерных технологий допускается идентификация при помощи кодов и электронных устройств.
Таким образом, компьютерные технологии полностью позволяют идентифицировать лекарственное средство, а  современные компьютерные складские программы  позволяют распечатывать реестры накладных, счетов и т.д.
Однако, приведенная в пункте 10 «Правил хранения лекарственных средств» формулировка не позволяет однозначно определить, разрешают ли Правила не использовать совсем стеллажную карту или разрешают наносить на нее штриховой код, позволяющий идентифицировать хранящиеся лекарственные средства с помощью электронного сканера.
По нашему мнению, учитывая нечеткость указанной выше формулировки, организации оптовой торговли при использовании компьютерных способов идентификации могут обходиться без стеллажных карт, если готовы отстаивать свою точку зрения при возникновении конфликтов по данному вопросу с проверяющими чиновниками.
В то же время заметим, что отсутствие стеллажных карт может трактоваться чиновниками как грубое нарушение лицензионных требований в соответствии с пунктами 5 «з» и 6 утвержденного Постановлением Правительства РФ от 22.11.2011 г. № 1081 «Положения о лицензировании фармацевтической деятельности» (в ред. от 15.04.2013 г.).
Отметим, что нормы действующего Федерального закона РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.12.2013 г.) разрешают организациям использовать свои формы первичных учетных документов.
Согласно пункту 4 статьи 9 Закона формы первичных учетных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.  Любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.
Таким образом, для складского учета товаров организация может разработать свои удобные формы и журналы, а может воспользоваться унифицированными формами, приведенными в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденном   Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132, также может использовать формы, утвержденные Приказом Минздрава СССР № 14.
Формы ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно - материальных ценностей» и ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» из вышеуказанного альбома применяются для оформления приемки товарно - материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Акт о приемке материалов – форма М-7 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а  (в ред. от 21.01.2003 г.) применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
По своей сути это аналогичные документы, на основании которых предъявляется претензия к поставщику товара.
В своем письме  от 04.09.2009 г. № 03-03-06/1/571 чиновники  Минфина РФ  разъяснили, что форма № М-7 является унифицированной формой первичной учетной документации по учету материалов, а форма № ТОРГ-2 является унифицированной формой первичной учетной документации по учету торговых операций.
На наш взгляд, с учетом отмены обязательного использования унифицированных форм, принципиальных различий между этими формами нет.
Организация может в учетной политике в разделе «Документооборот» прописать формы актов, по которым будет оформляться приемка товара.
Автор ответа:
Аудитор юридической компании «Юнико-94»
И. Л. Титова
Удалить
Вопрос относится к темaм: