Юридический консалтинг для
фармацевтических и медицинских организаций

Организация электронного документооборота в фармацевтических организациях

Некоторые фармдистрибьюторы высказывают желание перейти полностью на электронный документооборот. Т.е. накладные в аптеку будут поступать с электронной  подписью без бумажного экземпляра. Конечно, это аптеке удобно. Но при проведении проверок проверяющие требуют хранить документы (накладные) в аптеке и предъявлять их по первому требованию. Что делать в ситуации с электронным документооборотом с такими требованиями?
 5 декабря 2012 г. 2828
 10 декабря 2012 г.
Пожалуйста, обращайте внимание на дату ответа – ситуация могла измениться.
Статьей 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Характеристика первичных учетных документов приведена в ст. 9 указанного Закона «О бухгалтерском учете». Причем все формы первичных документов предусматривают наличие подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность их оформления. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Согласно же новому закону «О бухгалтерском учете», вступающему в силу с 1 января 2013 года - первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п.5 ст. 9, Федеральный закон РФ от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ).
Признание в новом Законе «О бухгалтерском учете» электронного документа, заверенного электронной подписью, равным документу на бумажном носителе стало возможным и необходимым после вступления в силу Федерального закона РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Возможность предоставления электронных документов (но только составленных по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов) в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи предусмотрена п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ.
Форматы счета-фактуры, а также журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде утверждены Приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).  
Формат унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, а также формат Акта приемки-сдачи работ (услуг), утверждены Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов».
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, а также при отсутствии соответствующих технических возможностей представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), такое разъяснение содержится в Письме Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1.
Автор ответа:
Аудитор юридической компании «Юнико-94»
Л. П. Полевая
Удалить
Вопрос относится к темaм: